RPAに向いている業務と向いていない業務の特徴を解説！業務例も紹介

近年、企業などでは「RPA」の導入が増えてきています。「RPA」とは、「Robotic Process Automation」の略で、従来人間が行ってきた作業や業務を人間に代わって行えるツールのことです。

RPAで作業を自動化できれば、人間の負担が軽減されるため、人手不足の解消や作業の効率化を図れます。当記事では、RPAに向いている業務と向いていない業務の特徴や、業務事例についても解説していきます。

RPAに向いている業務の5つの特徴

RPAに向いている業務の特徴として次の5つが挙げられます。

1.単純かつ繰り返し行う定型業務
2.大量のデータを処理業務
3.データの収集や処理業務
4.複数のアプリケーションを使った処理業務
5.収集したデータの分析業務

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.単純かつ繰り返し行う定型業務

RPAは、単純な作業や定型業務の自動化が得意です。したがって、マニュアルに書かれている作業をただ繰り返し行う業務はRPAに向いています。

また、請求書や伝票処理も工程や手順が決まっており、反復的な作業であるため、RPAの得意作業です。反復作業は苦手だという方は多い他、同じ作業を繰り返していると慣れが出てしまいミスも起こりやすくなります。

RPAで自動化すれば人間の苦手分野をカバーでき、ヒューマンエラーも削減できるでしょう。

2.大量のデータを処理業務

大量にあるデータの処理もRPAの得意な業務です。人が行うよりも早いスピードで、データベースの入力や編集、データ収集・分析といった業務を処理できます。

また、人と違って勤務時間という概念がないため、勤務時間外でも処理ができる他、正確さもRPAの方が正確です。単純なデータの処理は人間が行うとストレスに感じやすいですが、RPAであればその心配もありません。

3.データの収集や加工業務

データの収集や加工業務もRPAは向いています。例えば、膨大な商品情報から、価格の比較表を作ったり、適切な価格を算出したりすることが可能です。

こういった作業はスクレイピング作業と言いますが、RPAを利用すれば、膨大なデータから役立つものや、必要なデータのみをピックアップすることもできます。

スクレイプ作業は人間が行うと膨大な時間がかかりますが、RPAであれば迅速かつ正確に情報収集および加工が可能です。

4.複数のアプリケーションを使った処理業務

複数のアプリケーションを使った処理業務もRPAに適した業務です。日常業務で、メールやExcel、Wordなど複数のアプリケーションを同時に使用している人がほとんどでしょう。

この際、受信メールをExcelに転記したり、複数のアプリケーションから情報を収集して報告書を作成したりといった作業を行っている方は多いかと思います。

しかし、各アプリケーションにある情報を抽出して利用するのは大変です。

RPAであれば、1つのアプリケーションだけでなく、複数のアプリケーションをまたいで自動化できます。RPAを使用すれば、これらの作業を簡単に素早く行うことが可能です。

5.収集したデータの分析業務

RPAは、収集したデータの分析業務も得意です。業務に必要なデータのみを抽出したり、顧客データを区分したりといったことが行えます。

また、収集したデータの中には、全角表記と半角表記が混ざっていたり、固有名詞の誤りがあったりなど、まとまりがなく管理されているデータも存在します。

RPAに統一のルールを設定しておけば、これらの間違いをルールに沿って修正することも可能です。

RPAに向いていない業務の3つの特徴

RPAに向いていない業務の特徴としては以下の3つの特徴が挙げられます。

• 判断や決断が伴う業務
• 例外が頻発する業務
• パソコン内で完結しない業務

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.判断や決断が伴う業務

RPAは、判断や決断が伴う業務は行うことができません。例えば、顧客との関係性のように具体的に定義できない業務や、業務によって都度判断して処理方法を変えるなど、複雑な処理が求められる業務が挙げられます。

これらの業務はRPAが判断できず、停止してしまう可能性があります。

2.例外が頻発する業務　

RPAは、例外が頻発する業務においても使用できません。というのも、定型業務であっても、たびたび例外が起きるような業務の場合、RPAがストップしてしまうからです。

例外処理をパターン化しマニュアルを作ることはできますが、動作が重くなり効率的に業務が行えません。また、シナリオの手順が間違っていると、間違ったまま業務を実行する恐れもあるため、例外が頻発する業務は向かないといえます。

3.パソコン内で完結しない業務

RPAは、ソフトウェアロボットのため、実体はありません。したがって、キーボードを打つ、USBメモリをパソコンに挿すなどの物理的な業務は行うことができません。

したがって、作業手順の中にパソコン内で完結しない業務がある場合、人間が対応する必要があります。

RPAに向いている業務の例

RPAに向いている業務の代表例として次の3つが挙げられます。

• コールセンターのサポート
• お客様へのメール送信
• 経理や人事に関するデータ転記

それぞれ詳しくみていきましょう。

コールセンターのサポート

実際に電話を受け、返答することはできません。しかし、顧客情報の入力・紹介、通話明細の集計、問い合わせ件数の集計など、データ管理や簡単な周辺業務を自動化することが可能です。

煩わしい業務が自動化できれば、オペレーターの業務負担を減らせるため、顧客サポートに集中できる環境を整備できるでしょう。

お客様へのメール送信

RPA は、顧客へのメール送付といった業務に適しています。送信先を間違えて送付してしまう、顧客に送るデータを間違えてしまうといったミスは後々問題になりかねません。

RPAで自動化すれば、送信ミスをなくすことができ、作業の軽減も軽減できます。また、進捗状況の確認や催促なども自動化できるため、担当者の負担を大幅に減らせるでしょう。

経理や人事に関するデータ転記

RPAは、あるシステムからデータを移す作業(転記)にも適しています。経理や人事など膨大なデータがある際、システムの移動や管理などは人間が行うにはあまりに作業量が多いです。

経理の場合、RPAを導入すれば、膨大な顧客情報の中から必要な請求情報だけを収集し、各顧客ごとに請求書を作成するなどの業務を自動化できます。人事の場合は、Excelからのデータ転記や、多くの情報管理や作業を自動化することが可能です。

これらの業務を自動化できれば、他の業務に集中できるため、人手不足による1人あたりの作業負担や残業時間を削減できるでしょう。

RPAに向いている業務のまとめ

RPAに向いている業務について解説してきました。RPAで自動化することにより、データ管理や処理業務が簡単で効率的に行えます。

今まで人間が行ってきたすべての業務の中から、単純で定型的な業務はRPAに任せることができるため、人間は他の業務に集中することが可能です。

RPAにはメリットだけでなく、例外発生時の対応や、物理的作業に対応していないなどのデメリットもありますが、上手く活用できれば、業務の効率化が図れます。

定型・処理・分析業務が負担になっているのであれば、RPAの導入を検討してみるとよいでしょう。